POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

 

  • DEFINICIONES

 

Autorización: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus Datos Personales.

Base de Datos: Es el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.

Dato Personal: Es cualquier información de cualquier tipo, vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.

Dato Público: Es el dato personal calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato Sensible: Es el dato personal que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen afiliaciones sindicales, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, morales o filosóficas, la pertenencia a sindicatos , organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Autorizado: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Habilitación: Es la legitimación que expresamente y por escrito mediante contrato o documento que haga sus veces, otorgue la Compañía a terceros, en cumplimiento de la Ley aplicable, para el Tratamiento de Datos Personales, convirtiendo a tales terceros en Encargados del Tratamiento de los Datos Personales entregados o puestos a disposición.

Responsable del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.

Titular del Dato Personal: Es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en una Base de Datos, y quien es el sujeto del derecho de hábeas data.

Transferencia: Es el Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Transmisión: Es la actividad de Tratamiento de Datos Personales mediante la cual se comunican los mismos, internamente o con terceras personas, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de cualquier actividad de Tratamiento por el receptor del Dato Personal.

Tratamiento de Datos Personales: Es toda operación y procedimiento sistemático, electrónico o no, que permita la recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación, relacionamiento, uso, circulación, evaluación, bloqueo, destrucción y en general, el procesamiento de Datos Personales, así como también su transferencia a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos.

  1. RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Los Datos Personales recolectados y tratados por AdMedia Rock SAS corresponden a sus aliados, proveedores, empleados, clientes; la cual se utiliza con la finalidad de: enviar información comercial sobre sus productos y servicios, a los clientes actuales y potenciales; dar cumplimiento contractual a clientes actuales y aliados, empleados, clientes y proveedores, realizar convocatorias laborales y de servicios profesionales, realizar contacto sobre quejas, reclamos y sugerencias sobre nuestros productos y servicios; hacer contactos relacionados con nuestra actividad. En cuanto a la recolección de la información, esta se realiza por medio de formatos que permiten al titular diligenciar su información, de acuerdo a sus necesidades, y donde se contempla la solicitud de la autorización del tratamiento de sus datos de acuerdo a la legislación vigente. Los medios de dichos formatos son en físico y electrónicos.

La seguridad de las Bases de Datos, tratadas por AdMedia Rock SAS, está respaldada por procedimientos que incluyen administradores específicos asignados bajo contratos de confidencialidad, usuario y claves; y seguridad proporcionada por el área de sistemas; además las bases de datos son de uso exclusivo de AdMedia Rock SAS, por lo tanto no se venden, alquilan o comparten con terceros.

Los datos sensibles, como los de menores de edad, afiliación a organizaciones de cualquier tipo, e información recolectada en los exámenes médicos sobre salud ocupacional que se haya recolectado estarán especialmente protegidos por parte de los responsables dentro de la organización, de acuerdo a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, tales como autorización expresa de los titulares o sus representantes legales, para el tratamiento de este tipo de datos, necesidad de dicha información para adelantar labores judiciales y contractuales, se responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegure el respeto de sus derechos fundamentales (Art 12 Decreto 1377/2013) y los derechos establecidos por la legislación vigente.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

Solicitar ante AdMedia Rock SAS, prueba de la Autorización otorgada por parte del Titular de los Datos, exceptuando los casos en que no sea obligatorio por ley.

Fácil acceso al “Manual de Políticas y Procedimientos”, para tener conocimiento sobre el acceso a su información contenida en nuestra base de datos, y de esta manera poder consultarla, rectificarla o suprimirla; este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

Una vez agotadas las instancias previas establecidas por la ley, el Titular de los Datos podrá presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones cometidas por el Responsable o Encargado del tratamiento de los Datos Personales.

Revocar su Autorización o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las bases de datos de AdMedia Rock SAS, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado mediante acto administrativo definitivo que en el Tratamiento AdMedia Rock SAS, o el Encargado del Tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Ley o cuando no hay una obligación legal o contractual de mantener el Dato Personal en la base de datos del Responsable.

Tener acceso de forma gratuita a los datos que hayan sido objeto de tratamiento.

 

PROTECCIÓN Y SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES POR PARTE DE AdMedia Rock SAS

El personal asignado por AdMedia Rock , para el tratamiento y protección de los datos personales de las bases de datos son: Francisco Urdaneta Cooli y Roberto Suarez Shool, quienes bajo contrato de confidencialidad, manejo de usuario, claves y sistemas de seguridad en nuestros sistemas, son responsables de la protección de los datos, y además serán las encargadas de la atención al titular de los datos personales, para atención de consultas, peticiones, quejas y reclamos, referentes al tratamiento de sus datos personales, de acuerdo a la legislación vigente y el “Manual de Políticas y Procedimientos”.

Para comunicarse con los responsables del Tratamiento de los Datos en AdMedia Rock SAS, se suministran los siguientes datos:

Razón Social: AdMedia Rock SAS

Dirección: Calle 106 # 56 – 33 Oficina 303

Teléfono: 3175181286

Correo electrónico: rsuarez@admediarock.com;
furdaneta@admediarock.com

PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS

Para realizar las consultas correspondientes a sus datos personales dentro de la base de datos de AdMedia Rock SAS, puede dirigirse a nosotros contactando a nuestro personal autorizado, a través de los correos electrónicos autorizados, o enviando una comunicación a nuestra dirección física.

Dirigida a: AdMedia Rock SAS

Francisco Urdaneta Cooli o Roberto Suarez Shool

Dirección: Calle 106 # 56 – 33 Oficina 303

Teléfono: +57 317 5181286

Correos electrónicos autorizados: datos@admediarock.com

 

 

  • PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS

 

CONSULTAS

De acuerdo a la legislación, AdMedia Rock SAS, guardará de manera segura toda prueba de consulta y la respectiva respuesta, para lo cual se establece el siguiente procedimiento: 1) Cuando el solicitante debidamente facultado por la ley, realice una consulta, AdMedia Rock SAS recopilará toda la información contenida en el registro individual del titular de los datos personales y/o de quien esté facultado para dicha solicitud, dentro de las bases de datos de AdMedia Rock SAS, haciéndolo de conocimiento de las personas relacionadas a la consulta; 2) Cuando el titular o su apoderado, o representante, realicen una solicitud sobre el titular de los Datos Personales, esta será atendida por el responsable designado por AdMedia Rock SAS, de acuerdo la ley, y se enviará respuesta certificada dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de la solicitud; 3) Los medios para dar respuesta al solicitante pueden ser: físico o electrónico, de acuerdo a la modalidad que haya utilizado el solicitante para la consulta.

RECLAMOS

Cuando el titular de los Datos Personales que son tratados por AdMedia Rock SAS, consideren que dichos datos deben ser corregidos, actualizados o suprimidos, o que por otra parte AdMedia Rock SAS esté incumpliendo las leyes que regulan la materia, podrán enviar su solicitud al correo electrónico designado para este fin: datos@admediarock.com de igual manera, el procedimiento para solicitudes de corrección, actualización o supresión será el siguiente:

1) La solicitud deberá ser realizada por el titular de los Datos Personales, o en su defecto por el apoderado o representante de acuerdo a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 886 del 2014, conteniendo la siguiente información: 1.1) Nombre y documento de identificación del titular; 1.2) Descripción del reclamo y la finalidad del mismo (actualizar, corregir, suprimir; o el cumplimiento de los deberes de ley por parte de AdMedia Rock SAS); 1.3) Dirección, datos de contacto e identificación del reclamante; y 1.4) Anexar la documentación adicional que respalde el reclamo. Por otra parte AdMedia Rock SAS, deberá verificar la autenticidad del titular y/o el reclamante, por lo cual podrá exigir el documento de identificación de ambos, así como el poder o documento de representación que lo autorice, en este sentido si los documentos para la verificación o los documentos del reclamo están incompletos, AdMedia Rock SAS requerirá al reclamante que sean completados dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo; en el caso que el reclamante no presente la documentación requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido de realizar el reclamo.

AdMedia Rock SAS, al recibir el reclamo con toda la documentación pertinente, incluirá en su base de datos, en la casilla correspondiente al titular de los Datos Personales, la leyenda que diga “reclamo en trámite”, y la descripción del reclamo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, este estatus se mantendrá hasta que el reclamo se haya resuelto. Finalmente para atender el reclamo, AdMedia Rock SAS tendrá quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente del recibido del reclamo, para dar respuesta.

 

  • NOTAS

 

El período de vigencia de las bases de datos será por el período que se considere razonable el tratamiento de los datos personales, de acuerdo con la finalidad de tratamiento contenida en el presente Manual de Políticas y Procedimientos.

Todo cambio realizado en el Manual de Políticas y Procedimientos, será comunicado de manera oportuna a todos los titulares de Datos Personales.

 

 

  • INFORMACIÓN ADICIONAL – CONTACTO

 

AdMedia Rock SAS
NIT: 900.933.928-8
Dirección: Calle 116 # 15B – 26 Oficina 502
Teléfono: 3175181286
Web: www.admediarock.com

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